ENSAYO SOBRE LA METODOLOGÍA SSM APLICADA AL ANÁLISIS DE INSTITUCIONES POLÍTICAS Y ORGANIZACIONES PÚBLICAS

ENSAYO SOBRE LA METODOLOGÍA SSM APLICADA AL ANÁLISIS DE INSTITUCIONES POLÍTICAS Y ORGANIZACIONES PÚBLICAS

Nombre del alumno: Jorge Alberto Allec Maciel

Asesor: José Arturo Aguilera Oseguera

Modulo: Administración estratégica y de proyectos en el ámbito público.

Nombre de la evidencia: Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas.

Resumen:

La metodología SSM, o Soft System Methodology, llamada también Metodología de Sistemas Blandos o MSB, es una herramienta para el análisis y la solución de problemas suaves o problemas con un alto contenido de componentes de carácter social, político y humano. Consta de siete etapas que son las siguientes:

Para encontrar una solución a un problema suave, se establece la situación problema en forma no estructurada; luego, dicha situación problema, se expresa a través de una visión enriquecida utilizando imágenes y diagramas; después de realiza el nombramiento de los sistemas relevantes de la situación a través de las definiciones raíz. Posteriormente se establecen los modelos conceptuales de la situación, los cuales se comparan con la realidad expresada a través de las definiciones raíz y la visión enriquecida; sigue la definición de los cambios deseables y factibles que pueden modificar la situación y finalmente se ejecutan las acciones que solucionarán la situación problema.

Introducción:

Desde el punto de vista de sus componentes, los problemas pueden ser duros o suaves. Los duros se caracterizan porque están siempre bien definidos. Se parte de que para ellos hay una solución definida y que se pueden establecer metas numéricas a ser logradas. Con un problema duro se puede definir qué tipo de resultado se logrará antes deponer en práctica la solución. Este tipo de problemas tiene sus propias metodologías.

Los problemas “suaves” son difíciles de definir pero se caracterizan por tener un alto componente social, político y humano en la actividad. La metodología que se ocupa para buscar soluciones a este tipo de problemas es la SSM o Soft System Methodology o metodología de sistemas suaves, desarrollada por Peter Checkland para el propósito expreso de ocuparse de problemas de este tipo.

Estudiar, comprender y llegar a manejar con solvencia esta metodología resulta de particular importancia, en primer lugar, porque la realidad de nuestro entorno nos coloca frente a problemas de todo tipo, problemas duros y problemas suaves, por lo que el desconocimiento de  esta metodología nos dejará incapacitados para resolver los problemas suaves que abundan en el terreno de la ciencia política y las políticas públicas pues es en este ámbito donde muchos actores son precisamente organizaciones sociales, organizaciones políticas propias de la sociedad humana.

Por otro lado y partiendo  de la necesidad de los ciudadanos de participar en los procesos políticos de la sociedad, se entiende que implica una gran ventaja hacer acto de presencia en la actividad cívica a partir del manejo de estas categorías.

Desarrollo:

El Soft System Methodology (SSM) se divide en siete etapas distintas. Éstas son:

1.    Situación problemática no estructurada.

Lo primero que habrá de discutirse en esta etapa es convencer al interesado que el problema es suave. Si fuera un problema duro, la metodología de los Sistemas Suaves nada tiene que hacer para su solución. Esto puede hacerse argumentando que no existe una técnica, procedimiento, o proceso cuantitativo, o incluso una fórmula para su solución global; puede ser que parcialmente si se usen las técnicas cuantitativas, pero no son suficientes. El hecho de que en la solución global se necesiten considerar personas, sea en aspectos políticos o sociales, nos aseguraría que es necesario usar la SSM.

Esta etapa de la metodología consiste en encontrar hechos de la situación problema. Ésta es una investigación básicamente en el área del problema. ¿Quiénes son los actores claves? ¿Cómo trabaja el proceso? ¿Cuál o cuáles son las principales situaciones problema? ¿Cómo se considera que se gesta el problema? ¿Qué repercusiones se esperan para el futuro? ¿Que sugiere la situación problema hacer y que se debe evitar? ¿Cuáles son las restricciones a considerar? etc. 

En esta etapa la gente de la organización acepta que puede haber un problema o ven una posibilidad de mejorar y procuran que se inicie el análisis o la revisión. Es momento de ver la situación como un sistema. Se debe definir al sistema a través de listar sus elementos; igual, deben establecerse los límites o fronteras del sistema. Nos interesa definir los límites del sistema que la investigación considerará.

Los elementos serán entonces personas o grupos de personas, y cualquier cosa que nuestra imaginación nos permita suponer. Todos aquellos elementos que tiende a cambiar muy poco o nada, sería lo que forma la estructura del sistema.

2.    Situación problemática expresada

Se trata de expresar la situación problemática con diagramas de Visiones Enriquecidas. En cualquier tipo de diagrama, una mayor cantidad de conocimiento se puede comunicar visualmente, pues se considera que un dibujo vale más que muchas palabras. En esta etapa, el analista recoge y clasifica la información y provee una cierta descripción de la situación problema. Aquí se anotan ideas acerca de la información que se busca:

·         La estructura de la organización

·         Procesos o transformaciones que se realizan dentro del sistema

·         Hechos expresados o sentidos por los miembros de la organización

Existen muchas estrategias que los analistas pueden emplear cuando recogen los hechos que se requieren para el análisis. Algunas de las técnicas son:

·         Observación del trabajo

·         Entrevistas

·         Talleres y discusión

Las etapas 1 y 2 se hacen para construir la posible visión enriquecida. El analista debe estar preparado para aceptar que en esta etapa, la información obtenida es incompleta y contiene todavía contradicciones y ambigüedades.

El facilitador del estudio de la situación problema realizará el análisis del sistema suave y terminará satisfactoriamente con una Visión Enriquecida como producción de este proceso de transformación. El analista utilizará la Visión Enriquecida, para ayudarse en su comunicación con el propietario del problema. Le notificará del conflicto observado, del personal y la función. Para esto se usa la Visión Enriquecida de la situación problemática.

La visión enriquecida se usa para proveer un modelo que lleve a pensar acerca del sistema y para ayudar al analista a obtener una apreciación de la situación problema. La Visión Enriquecida se utiliza para identificar problemas e informar de la situación en conflicto más que proveerle de la solución posible, lo cual se conseguirá más adelante, al abordar otras etapas.

3.    Nombramiento de los sistemas relevantes, las definiciones raíz

En esta etapa se debe seleccionar una visión de la situación y producir una definición raíz. Puede que existan perspectivas diferentes al mirar la situación problema.  El objeto de la definición raíz es expresar el propósito central de un cierto sistema útil de actividad. Es importante que se ponga atención en el desarrollo de las definiciones raíz. Las definiciones raíz correctamente escritas proveen una directriz mucho más simple para avanzar en la construcción del modelo de un sistema. Una definición de raíz se expresa como un proceso de la transformación que toma una entidad al entrar al sistema como información, que luego cambia o transforma a esa entidad, y produce una nueva forma de la entidad.

Producir una definición de raíz es un proceso progresivo de dos pasos:

1.    El primero es establecer un hecho o una tarea que se elige de una visión enriquecida

2.    Segundo, se define un sistema para realizar la tarea o para dirigir los hechos.

Cada definición raíz implica dos cosas importantes: Lo primero que debe de tomarse en cuenta es cierta visión del mundo. Recuerde que cada visión enriquecida implicará una variedad de opiniones del mundo. Las visiones pueden venir de fuentes tales como oficiales el gobierno, ejecutivos de compañías, encargados del proyecto, empleados, clientes, competidores y medios de noticias. Cada una de estas opiniones del mundo será conectada a unas o más definiciones raíz distinta.

Es importante prestar la atención a la cardinalidad del proceso de la transformación. Cada definición raíz implica una transformación de una entrada que se transforma para llegar a una producción o a un producto determinado.

Las definiciones de la raíz se escriben como sentencias que efectúan una transformación. Hay seis elementos que hacen y caracterizan a una raíz bien formulada, las cuales que se resumen en las siglas CATWOE que provienen de las letras iniciales de las siguientes palabras:

Cliente: Este concepto considera a cada uno de los individuos que están prestos para obtener beneficios de un sistema. Si el sistema implica sacrificios tales como despidos, las víctimas deben también ser contadas como clientes.

Actor: Los actores son aquellas personas que realizan las actividades definidas en el sistema y deben tomarse en cuenta para cada definición raíz.

Proceso de la transformación: Esto se muestra como la conversión de la entrada de información a un procesode cambio que permite obtener un nuevo producto.

Weltanschauung: Este concepto es una expresión alemana que se usa para designar la opinión del mundo o de las personas que están en el contexto de la situación que se analiza. Esta opinión del mundo hace que el proceso de la transformación sea significativo en el contexto.

Propietario: Cada sistema tiene algún propietario, quien tiene el poder para comenzar y/o para cerrar el sistema. Definir quién es y como participa en el proceso es importante.

Apremios ambientales: Este punto se refiere a los elementos externos que existen fuera del sistema y que se toman como dados. Estos apremios incluyen políticas de organización así como aspectos y materias legales y éticas.

4. Confección y verificación de los Modelos conceptuales.

Los modelos conceptuales son construidos para expresar las necesidades del sistema, debe existir un modelo para cada una de las definiciones raíz. Hasta antes de llegar a este punto se tienen básicamente los “qués" de las definiciones de la raíz. Aquí se definen los “cómo". Dichos modelos conceptuales representan idealmente las actividades que según la definición de la raíz en cuestión se deba realizar en el sistema, así existirán tantos modelos conceptuales como definiciones raíz.

En esta fase se puede apoyar del Concepto de sistema formal que consiste en el uso de un modelo general de sistema de la actividad humana que se puede usar para verificar que los modelos construidos no sean deficientes. Asimismo se puede apoyar en otros pensamientos de sistema que permitan transformar el modelo obtenido en alguna otra forma de pensamiento sistémico que, dadas las particularidades del problema, puedan ser convenientes para el análisis.

4.    Comparación de los modelos conceptuales con el mundo verdadero

Para cubrir esta etapa se deben comparar los resultados de los pasos 4 y 2, es decir los modelos con las visiones enriquecidas, para ver donde hay diferencias y similitudes. Ésta es la etapa de regreso a la realidad, pasando sobre la línea punteada del esquema que aquí representa el SSM y que se incluye al final del apartado.

El trabajo puede conducir en esta etapa a la reiteración de la etapa 3 y la 4. Basado en el análisis razonado de esta metodología, hay cuatro maneras de hacer la comparación del número de experiencias.

Antes de que se realice la comparación, varios otros aspectos necesitan ser mencionados. La primera pregunta es cuál es el fin de la etapa 4. Cuando deberá ser tiempo de parar de construir el modelo conceptual y de moverse a la comparación con la verdadera imagen del mundo. La tentación siempre es complacer la prolongación y elaboración de la construcción del modelo pero en el momento preciso debemos pasar a la comparación .

Antes de avanzar, necesitamos entender la definición de comparación. Generalmente, este concepto es una parte importante del pensamiento racional y serio que contiene percibir, predecir y comparar. En SSM, Checkland define la comparación como el punto en el que las opiniones intuitivas del problema son reunidas con las construcciones de los sistemas. El objetivo de esta etapa es comparar los modelos conceptuales elaborados.

La comparación se debe hacer junto con los participantes interesados en la situación problema, con el objeto de generar un debate acerca de posibles cambios que se podrían introducir para así aliviar la condición del problema. Además es necesario comparar para determinar si el modelo requiere ser mejorado en su conceptualización.

El proceso de comparación que se realiza en el SSM es similar a las operaciones mentales realizadas por nosotros cuando generamos pensamientos conscientes. Procesos mentales como percibir, aseverar y comparar imágenes, dibujos o modelos.

La percepción de la situación de una porción de la realidad social afectada por un problema se registra en las dos primeras etapas, tanto al percibir una situación problema de manera no estructurada como al percibirla estructuradamente; la elaboración de la definición básica como de los modelos conceptuales utilizan ideas de sistemas para aseverar ciertas características seleccionadas del problema; estas aseveraciones, bajo la forma de modelos de sistemas se comparan después con las realidades percibidas en la situación problema misma.

La comparación es el punto en el cual las percepciones intuitivas del problema se confrontan con las construcciones de sistemas que el pensador de sistemas asegura proporcionan una descripción de la realidad más general y epistemológicamente más profunda, debajo de las apariencias superficiales.

La comparación a realizarse entre los modelos conceptuales y la situación problemática estructurada se puede llevar acabo de 4 maneras:

                  A. Utilizando los modelos de sistemas para abrir un debate o cuestionamiento ordenado acerca del cambio, convirtiendo los modelos en una fuente de preguntas que permitiría formular acerca de la situación existente.

                  B. La comparación se hace al reconstruir una secuencia de sucesos del pasado, comparándola con la que habría sucedido si se hubieran aplicado los modelos conceptuales adecuados. Este método permitió exhibir la tendencia histórica del comportamiento del modelo si se hubiese aplicado a la situación problemática pero su aplicación también debe tenerse cuidado porque puede interpretarse por los involucrados como crítica de lo que han hecho con anterioridad.

                 C. Planteando preguntas estratégicas muy importantes acerca de las actividades presentes más que de las indagaciones detalladas acerca del procedimiento, en cuyo caso suele ser conveniente generalizar la fase de comparación, examinando aquellas características de los modelos conceptuales que difieren más de la realidad presente y porque son tan diferentes, abriendo mayor posibilidad al cambio.

                D. Para realizar la comparación y después que se elaboró la conceptualización basada en la definición elegida, se hace un segundo modelo conceptual de “lo que existe realmente” en la porción de la realidad afectada para de este modo determinar las diferencias existentes entre un modelo y otro. Al superponer ambos modelos se revelan claramente sus diferencias, cambiando únicamente donde la realidad difiere del modelo conceptual.

6. Identificar los cambios factibles y deseables

Una vez concluida la comparación de los modelos conceptuales con la situación de la realidad problemática estructurada y determinando las diferencias, se procede a definir aquellas medidas propuestas en la etapa anterior que lleven a mejorar la situación problema, estos posibles cambios pueden hacerse en diversos planos: En estructura, en procedimientos y en actitudes.

Cambios estructurales: Son aquellos cambios que se efectúan en ciertas partes de la realidad que a corto plazo no cambian, su proceso de adoptar nuevos comportamientos es lento, es por este motivo que los efectos de los cambios a efectuarse se producen lentamente, las variables que interactúan en este contexto tienen una dinámica muy lenta, lo cual hace también que los resultados sean lentos. Estos cambios pueden darse en realidades como en la organización de grupos, estructuras de reporte o estructura de responsabilidad funcional, entre otros.

Cambios de procedimiento: Estos cambios se efectúan en elementos o realidades dinámicas, por lo tanto están continuamente fluyendo en la realidad modificándose para mejorar o empeorar las situaciones. Estos cambios afectan a los procesos de informar y reportar verbalmente o sobre papel, en los cambios tecnológicos cuyos resultados son visibles por su capacidad de procesamiento de datos, en las actividades emergentes de los elementos interactuantes en las estructuras estáticas, entre otros.

Cambios de actitudes: En el caso de los cambios de actitud las cosas son más cruciales ya que son intangibles y su realización depende de la conciencia individual y colectiva de los seres humanos. Los cambios incluyen cambios en influencia y en cambios en las esperanzas que la gente tiene acerca del comportamiento adecuado o distintos roles, así como cambios en la disposición para calificar ciertos tipos de comportamiento como “bueno” o “malo” en relación con otros, sucesos de hecho inmersos en los sistemas apreciativos.

7. Implantación de los cambios que mejoren la situación problema

El empleo de la metodología en la etapa 7, debe poner cambios en ejecución y llevarlos al terreno de la acción. Cuando se toma la acción, puede ser que sea directa. Sin embargo, otras situaciones conflictivas pueden ser encontradas. La introducción de la acción puede cambiar la situación de modo que aunque se ha eliminado el problema originalmente percibido, emerja un nuevo problema a resolver. Se recomienda a menudo que un sistema temporal esté utilizado para realizar la tarea bajo supervisión del analista, seguida por una transición a la operación del nuevo sistema.

Además de las siete etapas, en la metodología de Checkland o SSM, pueden distinguirse tres fases:

La primera fase es la que normalmente consume más tiempo, ya que trata de captar los elementos estructurales y de procesos más importante que participan. Por lo que entra en contacto con el sistema tratando de estructurar la situación y esta a su vez se divide en tres aspectos: aspectos generales, aspectos críticos y comentarios.

La segunda fase diseña uno o más sistemas de la actividad humana, pertenecientes al sistema en estudio. Entre ella esta las definiciones raíces, la selección de una definición de raíz y el diseño de un sistema de la actividad humana. Una vez que se detalla el modelo conceptual, se determinan las interrelaciones entre las actividades por separado, y se plantean el tipo de decisiones que deberán ser tomadas para su realización.

La tercera fase plantea algunos cambios después de comparar el sistema de la actividad humana diseñada con el sistema actual. Importan los cambios en un objetivo primordial que debe animar cualquier estudio de este tipo es que por lo menos algunos de los cambios lleguen a ser puestos en práctica.

Aportación personal:

La Metodología de Sistemas Suaves es una herramienta que se puede aplicar al estudio de organizaciones políticas y sociales como es el caso de la Asociación Civil “Redes Ciudadanas”, que agrupa alrededor de 100 comités de habitantes de colonias populares de Zihuatanejo de Azueta, Guerrero y que ha sido impulsada por el autor de este ensayo para buscar soluciones a los problemas comunitarios.

Muy recientemente y luego de que no se avanzó al ritmo que se esperaba en el crecimiento y consolidación de la agrupación, se realizó un ejercicio analítico utilizando la herramienta conocida como FODA. Hoy estamos en condiciones de reforzar el estudio con la herramienta creada por Checkland, a la cual se le denomina Soft System Methology y a la cual nos referimos en este ensayo.

Conclusión:

La metodología de los sistemas suaves o SSM es un intento por aplicar la herramienta científica a los sistemas generados por la actividad humana, los cuales difieren sustancialmente de los sistemas de la realidad natural que se rigen por leyes más claras y rígidas que aquellas que pertenecen a la esfera de la actividad, el pensamiento y los intereses de las personas.

Examinando los sistemas de la actividad humana de esta manera, analizando con herramientas científicas la regularidad que presenta este campo y que puede irse descubriendo conforme avanza el estudio de esa área, permitirá establecer estrategias para alcanzar metas en las actividades del hombre en las que se podría pensar que no se puede operar con instrumentos más serios y rigurosos, como el enfoque de sistemas y la Metodología de Sistemas Suaves.

Además, el estudio de la SSM es importante para quienes se dedican a la ciencia política y el diseño de políticas públicas pues la actividad de ambas están orientadas al análisis de la problemática que tiene que ver con los grupos humanos, las asociaciones civiles, agrupaciones de productores, comunidades y a la sociedad en general.

Para el autor de este ensayo resulta trascendente el estudio de la SSM, pues, como se anotó más arriba, ha impulsado la organización comunitaria en la búsqueda de soluciones a la problemática social en Zihuatanejo de Azueta, Guerrero y, desde luego, se requiere que se mejoren los resultados obtenidos hasta ahora, lo cual puede lograrse utilizando la herramienta creada por estudiosos de la ciencia social como Peter Checkland.

Fuentes:

-Dale Couprie,  Alan Goodbrand,  Bin Li, David Zhu. Metodología de Sistemas Suaves. Universidad de Calgary. Recuperado de  http://www.ingenieria.unam.mx/javica1/planeacion/CalgarySSM/Calgary.html

-METODOLOGÍA DE CHECKLAND SISTEMAS BLANDOS O SUAVES  recuperado de http://files.checkland.webnode.com.ve/200000097-437ba456f2/METODOLOG%C3%8DA%20DE%20CHECKLAND.pdf

- Macaulay, Linda A (1996).Ingeniería de Requerimientos. Londres. Springer.